Faktur atau invoice adalah alat komunikasi yang memberi tahu pelanggan apa yang telah Anda sediakan untuk mereka, berapa biayanya dan bagaimana mereka harus membayar. Faktur bisa sesederhana lembaran tulisan tangan dengan beberapa angka dan huruf, namun ada juga faktur yang berupa dokumen terkomputerisasi canggih yang dirancang secara profesional.
Faktur yang jelas dan informatif memberikan kredibilitas perusahaan kepada pelanggan. Faktur juga membantu Anda menerima pembayaran lebih cepat ketika Anda memberikannya kepada pelanggan. Berikut adalah keuntungan dari adanya faktur pada sebuah bisnis.
Manfaat Sebuah Faktur
Ketika seorang vendor ingin mendapatkan bayaran untuk barang atau jasa, vendor pasti akan mengirimkan faktur. Faktur adalah dokumen yang merinci komponen keuangan dari transaksi bisnis. Berikut adalah keuntungan adanya faktur pada bisnis Anda :
-
Mempermudah Pembayaran dari Pelanggan
Faktur membantu perusahaan mendapatkan pembayaran penuh dan dibayar tepat waktu. Mungkin sulit untuk mendapatkan pembayaran tanpa faktur yang tepat. Perusahaan biasanya meminta tanda terima faktur terperinci sebelum mencairkan pembayaran. Ketentuan pembayaran dapat membantu perusahaan mengumpulkan piutang dengan cepat.
-
Menetapkan Hak Hukum
Faktur memberikan bukti bahwa produk dan layanan dikirim dan menetapkan hak pembayaran perusahaan. Jika pelanggan tidak membayar, perusahaan dapat menggunakan kontrak dan faktur untuk secara hukum menunjukkan kepada pengadilan bahwa itu adalah pembayaran terutang.
Demikian pula, perusahaan dapat menyimpan salinan faktur dan jumlah yang dibayarkan kepada kontraktor dan vendor untuk menetapkan bahwa perusahaan telah menyelesaikan kewajiban kontraknya untuk pembayaran.
-
Bukti Audit
Meskipun Anda melakukan segalanya dengan benar, selalu ada kemungkinan bisnis Anda dapat diaudit oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Selama audit, DJP ingin memastikan bahwa Anda telah melaporkan dengan benar semua pendapatan yang Anda terima sepanjang tahun.
Jika Anda memiliki sistem faktur bernomor urut yang terorganisir, Anda bisa menujukkan itu kepada DJP untuk menunjukkan bahwa Anda tidak menyembunyikan pendapatan apa pun.
Apa yang Harus Ada di Faktur?
Dalam sebuah faktur, setidaknya Anda harus menyertakan semua yang Anda butuhkan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan kepada pelanggan sehingga Anda dapat menerima pembayaran.
Selain sebagai pemberitahuan jumlah terutang, faktur juga merupakan alat referensi yang berguna bagi pelanggan yang ingin mengetahui apa yang telah mereka terima dan berapa jumlahnya. Jadi, pastikan Anda menyertakan beberapa hal ini dalam faktur Anda:
- Nama, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan Anda.
- Tanggal faktur ditulis atau tanggal pengiriman produk. Gunakan satu sistem date atau yang lain, tetapi tetaplah konsisten.
- Nama pelanggan dan alamat penagihan Anda.
- Alamat pengiriman pelanggan Anda.
- Kuantitas setiap item yang dipesan, nama atau nomor persediaan setiap item yang dipesan, harga satuan setiap item yang dipesan dan harga total setiap item, dihitung dengan mengalikan kuantitas dengan harga satuan.
- Jumlah total yang harus dibayar untuk semua item pada faktur.
- Pajak penjualan terutang, jika berlaku.
- Ketentuan pembayaran
Jika Anda ingin faktur tidak salah dengan hitungannya, maka Anda bisa mengunduh aplikasi Buku Kas untuk membantu Anda menghitung jumlah faktur yang ada. Aplikasi ini juga bisa menjadi buku catatan keuangan Anda. Daripada repot-repot membuat buku catatan keuangan manual, manfaatkan saja aplikasi Buku Kas!
